الواقع هو ان العديد من مؤسسات التدريب بأحجامها المختلفة ماذالت تعتمد بشكل اساسي علي حفظ المعلومات وتنظيمها في ملفات Excel. نحن نعتقد ان تطبيق Microsoft Office Excel هو في الواقع آداة رائعة وندعو الجميع للإستفادة منها، لكن ما نراه خاطئاً في هذه الصورة هو الأعتماد علي Excel في تنظيم المعلومات وربطها. تطبيق Excel رائع بالفعل في حفظ البيانات القصيرة والأرقام وإجراء الحسابات المباشرة علي هذه الأرقام، لكن تذكر هنا انك في النهاية تفعل كل ذلك داخل إطار ملف حاسوبي، وهذا الكثير من الأمور:

  • ملفات غير مترابطة. كل ملف يكون منغلق علي المعلومات التي بداخله وغير واعي او مرتبط بالمعلومات في اي ملفات اخري. لينتهي الأمر بك مع عشرات وعشرات الملفات بمسميات متكررة وغير واضحة ولا تعلم ببساطة اين قد تكون المعلومات التي تبحث عنها وإذا ما كانت موجودة بشكل آخر في مكان مختلف او لا!
  • نسخ متعددة من نفس الملفات. تشارك وتناقل هذه الملفات بين افراد طاقم العمل يعني ببساطة نسخ مختلفة من هذه الملفات، وبالتالي المعلومات نفسها! وتكون النتيجة ان لديك معلومات غير مترابطة ومختلفة.
  • تكرار المعلومات نفسها وعدم مركزيتها. وجود معلومات اساسية مثل أسماء الطلاب مثلاً في أكثر من ملف (لأكثر من غرض، مثلاً ملف للمدفوعات، وآخر للحضور، وآخر للنتائج … وهكذا) يتسبب في تكرار حفظ نفس المعلومات في نقاط مختلفة، وهو الأمر الذي سيتسبب في وجود نسخ مختلفة منها في حال تعديل إحداها في أحد الملفات. تخيل السيناريو التالي: تم تسجيل إسم طالب بالخطأ في ملف قائمة التدريب، ثم قام بالدفع وتم تسجيله في ملف المدفوعات. اليوم التالي تم تصحيحه في ملف قائمة الإنتظار ولكن ليس ملف المدفوعات. هذه مشكلة كبيرة لأن إختلاف معلومة اساسية مثل هذه بين الملفات هو بوابة لمشاكل كبيرة ومتعددة قد تتسبب في خفض إنتاجية مؤسستك بشكل كبير للغاية!
  • عرضة للضياع او الحذف بالخطأ. الملفات تكون دائماً عرضة للضياع او الحذف بالخطأ، او غالباً ما تظهر بها اخطاء او تصبح “فاسدة corrupted” و هو أمر كثير الحدوث للغاية! ضياع هذه الملفات يعني خسارة كبيرة ونقص في البيانات وعدم ترابطها.
  • تفتح ابواب سرقة المعلومات والتخريب المتعمد! وجود المعلومات في ملفات علي الحاسب نفسه او الشبكة الداخلية يجعل من سرقة المعلومات او التخريب المتعمد للشركة أمر سهل للغاية. وفي الواقع هذه الأمور منتشرة وليست نادرة بالمرة. نعلم بعدد ليس بقليل من مؤسسات التدريب حدث معها تسريب لكامل بياناتها لشركات آخري، او تم حذف هذه البيانات من الأصل وتعطيل عمل المؤسسة لشهور!
  • عدم وجود واجهة إستخدام موحدة. إستخدام الملفات او جداول المعلومات يحد كثيراً من خيارات عرض المعلومات وربطها بالمعلومات الآخري، ويجعل من الوصول لها وعرضها بالشكل المناسب امر صعب للغاية.
  • يمنعك من التدرج scaling بحجم المؤسسة والعمل بالشكل الصحيح. فلا يمكنك الإعتماد علي الملفات فقط في الوقت الذي تريد ان تذيد في اعمالك وعدد عملاءك، يجب أن تستعد بالشكل الكافي والصحيح لمثل هذه الخطوة!

هناك اسباب أكثر بكثير، ولكن هذه يجب أن تكون كافية لإقناعك بخطورة الإعتماد علي الملفات في حفظ وتنظيم معلومات مؤسستك. الحل بالطبع هنا هو الإعتماد علي حل إلكتروني متخصص، نظام يكون مبني خصيصاً لفهم وربط المعلومات التي تتعامل معها وحفظها بالشكل الصحيح والآمن، وتوفيرها من خلال واجهة سهلة ومباشرة، بمستوي صلاحيات مخصص لكل مستخدم. إعتامدك علي نظام إلكتروني يعني حل لكل المشكلات المطروحة بالأعلي:

  • قاعدة بيانات مركزية، مسجل بها كافة المعلومات بشكل مترابط ومركزي وغير متكرر.
  • انعدام لفرص ضياع المعلومات او فسادها او حذفها بشكل غير متعمد.
  • تحكم في صلاحيات الوصول للمعلومات وادارتها، لمنع اي محاولات تخريب او سرقة.
  • واجهة لعرض كل معلومة بالشكل المناسب لنوعها وحجمها، وربطها مع المعلومات الأخري بشكل واضح ومفيد.
  • إمكانية البحث في قاعدة البيانات بالكامل وليس كل ملف بشكل منفصل.
  • إمكانية إسترجاع اي معلومات يتم حذفها بشكل متعمد او غير متعمد (بالإعتماد علي النسخ الإحتياطي اليومي).
  • الحل الأفضل للتعامل مع زيادة الأعمال والـ scaling في إي إتجاه.

كل هذه المميزات واكثر. فالأنظمة الألكترونية المتخصصة وقواعد البيانات بنائها وإنتشرت بالشكل الحالي لهذه هذه المشاكل بالشكل الصحيح، وتوفير الأدوات اللازمة لأصحاب الأعمال ليتمكنوا من تخصيص كامل وقتهم للعمل الفعلي وليس حل هذه المشكلات. نحن نتحدث هنا عن فرق واضح في الإنتاجية والإحترافية بين مؤسستين احدهما يعتمد علي الملفات والأخري تعتمد علي نظام إلكتروني مبني خصيصاً لهذه المهمة! إعتمادك علي نظام إلكتروني سيقدم لك التالي:

  1. توفير للوقت والمجهود. الأن سيكون لدي فريق عملك وقت أكثر ولن يحتاجوا لبذل الكثير من الوقت والمجهود للقيام بمهام بسيطة مثل البحث عن بيانات الطلاب.
  2. إنتاجية وإحترافية أعلي. حيث سيصبح من السهل الوصول للمعلومات وربطها بشكل سريع وواضح،
  3. خدمة أفضل لعملاءك. حيث ستتمكن من التفرغ بشكل اكبر لخدمة عملاءك بشكل افضل وتقديم خيارات افضل لهم.
  4. خدمة أفضل تؤدي لسمعة أفضل وعملاء أكثر. فمؤسسات التدريب تتميز عن بعضها بجودة الخدمة والتدريب. إذا لم تكن تستخدم الأدوات المناسبة فستكون فرص النجاح اقل بكثير.
  5. خطوة علي الطريق الصحيح للمستقبل. إذا اردت لعملك ان يستر عشرات السنوات فعليك أن تبدأ من الأن في الإعتماد علي الأدوات الصحيحة، وهي الأدوات التي تستفيد من التكنولوجيا الحالية في توفير خدمة افضل لك ولعملاءك. في المستقبل شكل التدريب سيتغير كثيراً ويجب ان تكون مستعد لهذه المرحلة من الآن.

نحن ندعوك ان تبدأ اليوم في الإعتماد علي نظام إلكتروني ليساعدك في عملك ويوفر لك ولفريقك الوقت والجهود. ونحب ان نقدم لك الحل الأفضل لهذه المهمة، الا وهو “تمكين”، فنظام تمكين يحل كل هذه المشكلات واكثر، وسيساعدك علي تطوير اعمالك وتقديم خدمة إحترافية لعملاءك ستجعلك متميز بين المؤسسات الأخري وستكون سبب حقيقي للنجاح والإستمرار. أبدء بالتعرف علي نظام تمكين اليوم، وقم بتجربته بنفسك وإختبر الفارق بين حفظ المعلومات … وإدارتها.